Rozvoj kongresové a incentivní turistiky v regionech České republiky

11. ledna 2008 se v Brně v rámci REGIONTOUR a GO uskutečnila konference pořádaná CzechTourismem zaměřená na kongresovou a incentivní turistiku s názvem Rozvoj kongresové a incentivní turistiky v regionech České republiky. Představitelé CzechTourismu na ní představili příručku, jež má přispět k porozumění její důležitosti při kampaních kandidatur a ke zintenzivnění spolupráce měst a soukromých subjektů na poli kongresové a incentivní turistiky. Společně s Prague Convention Bureau CzechTourism vysvětlil funkci convention bureau a přiblížil vizi Czech Convention Bureau, do jehož činnosti se budou moci zapojit všechny regiony České republiky. Souběžně s konferencí proběhl stejnojmenný veletrh.

Kongresový cestovní ruch
se řadí k ekonomicky nejpřínosnějším formám cestovního ruchu. Průměrná útrata účastníka kongresu, konference nebo výstavy bývá třikrát vyšší než útrata běžného turisty. Vyžaduje ale široký okruh služeb a aktivní přístup celého regionu. V Česku je kongresový cestovní ruch rozvíjen především ve větších městech. V rámci celé České republiky však není potenciál kongresového cestovního ruchu dostatečně využit. Vzhledem k trendu snižování počtu účastníků je už možné využít i menších středisek, která se mohou vyprofilovat jako místní kongresová centra. Tato profilace vyžaduje investice do infrastruktury a lidských zdrojů. Profesionálové kongresové a konferenční turistiky se shodují, že jde o jedno z nejrychleji se rozvíjejících odvětví cestovního ruchu. O velké kongresy soutěží města a regiony z celého světa obdobně jako o právo pořádat olympijské hry a další velké, svými synergiemi pro země a regiony komerčně přínosné události.

Incentivní cestovní ruch
je motivační formou uplatňovanou vůči zaměstnancům. Zaznamenává trendy, které jsou pro Česko významné. Uplatňují se aktivity na venkově a v přírodě s cílem nabízet zážitky. V tomto je možné využívat ohromný kulturní a přírodní potenciál České republiky. Rozvíjet hippoturistiku, agroturistiku a venkovský cestovní ruch vůbec. S rostoucím povědomím o jeho přínosech pro místní ekonomiky rostou i tendence soukromého sektoru zapojovat se do jeho propagace. Mezinárodní společnosti si stále častěji vybírají Českou republiku za své sídlo, a ta se tak stává centrem kontinentálního regionu střední a východní Evropy. Místní samosprávy a zemské vlády bývají často žádány o to, aby vytvářely svazky s developery ze soukromého sektoru, a připravovaly tak vhodné prostředí pro rozvoj segmentu MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions/E­vents).

Veřejná podpora konferenční turistiky
se obvykle soustřeďuje na marketing destinace a zlepšování kvality infrastruktury destinace a turistického produktu. Trh konferenční turistiky je obtížněji dostupný než trh s leisure travel, a to vzhledem k vyšší náročnosti a komplexnosti poptávky spotřebitelů. V tomto kontextu je zapotřebí podpora veřejného sektoru při vytváření platformy pro přímý a nepřímý marketing, propagace destinace přímo u cílové skupiny. Aktivní přístup měst a regionů je nutný zejména v marketingové propagaci sebe sama coby kongresové destinace. Veřejný sektor hraje důležitou roli i v rozvoji infrastruktury hostitelského místa. Lepší služby, dostupnost a kvalita dopravy, ubytovací infrastruktura a kvalitní kongresová zařízení přispívají ke spokojenosti kongresového návštěvníka a umocňují jeho chuť vydávat peníze za služby a další zboží.

Veřejný sektor obvykle zajišťuje
většinu „hardware“ pro konferenční turistiku, zatímco soukromý hraje klíčovou roli v oblasti kvality služeb. Díky kvalitnímu know-how, schopnosti zvládat rizika a přizpůsobit se poptávce jsou soukromé společnosti podnikající v MICE oblasti základem konkurenceschop­nosti a udržitelného rozvoje. Provozovatelé konferenčních prostor, hotelů, pohostinských zařízení, profesionální organizátoři konferencí, společnosti plánující podnikové akce i firmy z oblasti managementu destinací usilují o růst svého oboru. Partnerské vztahy podniků z obou sektorů mohou přinášet velké výhody, neboť se v nich spojuje know-how soukromého sektoru a jeho schopnosti zvládat rizika s autoritou sektoru veřejného.

Shrnutí tržních trendů v MICE

• Mezinárodní konferenční trh je stále více hnán požadavky spotřebitele (trh zákazníka), tím se míní, že organizátoři chtějí snížit své náklady, vyhnout se skrytým nákladům a za své peníze získat co nejlepší hodnotu.
• Délka mezinárodních konferencí pozvolna klesá, ale četnost jejich konání značně stoupá. To proto, že společnosti chtějí snížit dobu, kterou jejich pracovníci stráví na konferencích, a tím také snížit své náklady.
• Na významu nabývá výstavní komponent větších konferencí, proto se stále více žádá, aby konferenční prostory zahrnovaly větší výstavní prostory.
• Účastníci konferencí častěji cestují se svými partnery, manželkami či manžely či s rodinou.
• Doprovázející hosté se mohou seznámit s památkami, uměním a kulturou destinace. Řada firem se na tento segment specializuje.
• Počet ženských účastnic konferencí neustále roste a konference se tedy méně orientují výhradně na muže.
• Po roce 2001 byla konferenční turistika ochromena hrozbou terorismu. Bezpečnost se pro pořadatele konferencí i účastníky stala klíčovou otázkou při výběru místa konání.
• Potřeba zkracovat předstih, s jakým se mezinárodní akce plánuje, vedla k aplikaci moderních informačních technologií, např. on-line rezervace a registrace.
• PCO (professional congress organizers) používají internet jako primární zdroj informací a nabídky míst pro konání konferencí.

Podpora kandidatur
CzechTourism se do Česka snaží získat co největší počet kongresů. Protože kandidování na získávání mezinárodních kongresů je činnost časově a finančně velmi náročná, CzechTourism aktivně podporuje agentury v jejich úsilí o jejich získání. O plánované kandidatuře je třeba předem informovat CzechTourism a po realizaci náklady doložit původními platebními doklady.

Náklady spojené s prezentací ČR jako kandidátské země

• CzT poskytne „bid book“ – prezentační materiál pro kandidaturu v elektronické verzi;
• CzT poskytne materiál k prezentaci (videa, spoty CR);
• CzT poskytne propagační tiskoviny a dárkové předměty na podporu kandidatury;
• CzT uhradí náklady cestovatele (letenka a ubytování);
• CzT uhradí náklady pro zástupce PCO, který představí kandidaturu ČR na pořádání kongresu (letenka a ubytování) – do výše 50 %,

Náklady spojené s inspekční cestou

• CzT uhradí poznávací cestu po ČR a ubytování inspektora – do výše
  100 %;
• CzT nabízí pomoc v jednání s hostitelským městem (po domluvě);

Náklady spojené se získáním co největšího počtu účastníků

• náklady při získávání co největšího počtu účastníků by měly být na straně PCO;
• CzT poskytne tiskové a propagační materiály do výše 100 %;
• CzT eventuelně uhradí spedici do výše 75 %.

Realizace kongresů v ČR

• CzT poskytne tiskové propagační materiály dle aktuálních možností – do výše 100 %;
• CzT poskytne informace o možnostech pre a post tours – do výše100 %.

Bid Book – prezentace pro kandidatury
Ke stažení na: http://czechtourism.cz > sekce: Kongresy > prezentace Bid book
Ke sjednocení prezentací, které doposud probíhaly jednotlivě a různými způsoby, přispívá nový produkt s názvem – Bid book. Jde o obecný dokument, který obsahuje základní informace o možnostech pořádání kongresů v ČR včetně poskytovaných doprovodných služeb. Bid book si každý uchazeč o kongres může doplnit a upravit dle konkrétní nabídky svého regionu nebo např. konkrétního hotelu.

Možné formy podpory ze strany samosprávy
Celý svět soutěží o kongresy, konference a incentivní akce. Konkurence a nabídka služeb je tak velká, že každé významnější kongresové město má své „convention bureau“ – organizaci, která se zabývá marketingem, hájí zájmy města (regionu) jako kongresové destinace, reprezentuje jej v zahraničí a má za úkol přivést do svého města co nejvíce kongresů. Města, regiony a národní vlády agenturám convention bureau pomáhají proto, aby se více kongresů konalo právě u nich, což přináší zvýšení zaměstnanosti, zvýšení daňových příjmů, zvýšení ostatních příjmů města. Spokojení účastníci kongresů se pak do regionu vracejí později jako turisté a utrácí nemalé prostředky za ubytování, stravování, kulturu apod.
Jak již bylo řečeno, vzhledem k vysoké výnosnosti kongresové turistiky existuje mezi jednotlivými městy soutěž o to, kde se kongres či konference bude konat. Vzhledem k charakteru tohoto segmentu cestovního ruchu, který vyžaduje spolupráci a provázanost veřejného a soukromého sektoru, je potřeba, aby město aktivně spolupracovalo na získávání MICE akcí formou podpor pro kongresové nabídky. Jedná se o přidanou hodnotu, kterou navíc dnes téměř každý organizátor kongresů vyžaduje.

Kongresová města podporují MICE akce různými způsoby:
Před získáním akce by město mělo vyjádřit zájem o konání kongresu. Může tak učinit formou podpůrného dopisu starosty/zastu­pitelů města adresovaný odborné asociaci, nebo je součástí oficiální kandidatury. Zástupci města se setkávají s představiteli odborné asociace během inspekce města (site inspection).
Slavnostní uvítání kongresu ve městě zástupcem města (např. při slavnostním zahájení).
Reprezentativní prostory města za zvýhodněnou cenu/zdarma.
Lákadlem pro pořádání akce v daném městě může být zvýhodněný nájem společenských prostor v majetku města, pozvání k návštěvě turistických atraktivit v majetku města: městské muzeum, zámek, pivovarské muzeum, galerie, zoo – zdarma.
Některá města poskytují městskou hromadnou dopravu pro účastníky kongresu zdarma či se slevou. Účastníci konference obdrží spolu s badge (jmenovkou) jízdní doklad, který je platný po dobu konání konference.
Každý kongresový návštěvník by měl zdarma obdržet mapu s vyznačenými atraktivitami města. Města se mohou prezentovat nejrůznějšími propagačními a informačními materiály.

Pre- a post konferenční poznávací cesty/výlety
Cílem města je prodloužit pobyt účastníka kongresu v daném regionu, přesvědčit ho o jedinečnosti atraktivit města a jeho okolí. Informace o turistických cílech regionu a možnostech jednodenních pre- a postkonferenčních „tours“/ cest by účastníkům kongresu měly být předem známy.
Zdroj informací: Jade Sebek, Zdeňka Kosková, Karina Vítková, Petr Kuklík, Oddělení kongresového a incentivního cestovního ruchu CzechTourism.

www.CzechTourism.cz